Что надо знать до начала строительных работ в офисе

Офис – это рабочее место для вас и ваших сотрудников, на котором проходит львиная доля вашего времени. Если вы или ваши сотрудники будете чувствовать дискомфорт на рабочем месте, то при первом удобном или даже неудобном случае постараетесь покинуть это место, что вряд ли принесет пользу вашему бизнесу.  Поэтому, не стремитесь сэкономить на офисе.

Перед тем, как подписать договор аренды, пригласите независимую фирму, для того, чтобы провести технический аудит помещения. Такое обследование позволит выяснить качество имеющихся инженерных систем и строительных конструкций и их соответствие потребностям арендатора. Без этого проблемы могут быть обнаружены после оформления договора, что неизбежно приведет к материальным потерям при ремонте и эксплуатации помещения.

Если вы захотите провести ремонт будущего офиса в Казани, то необходимо в договор аренды включить порядок согласования документации и время начала ремонтных работ, т.е. время выхода подрядчика. Сплошь и рядом неуправляемая и беспорядочная процедура согласования проектной документации дает начало значительным задержкам при осуществлении проекта. Каждый месяц опоздания может привести, например, к выплате двойной платы за аренду помещения.

Перед созданием проекта ремонта помещения надо решить вопросы дизайна и необходимости перепланировки будущего офиса.  Для этого четко и подробно сформулируйте цели, к которым стремитесь. Непременно доведите эти цели до всех исполнителей. Очень важно определить в самом начале свои намерения и критерии оценки выполнения – имидж компании, персонал, имеющий мотивацию и т.д. Если этого не сделать, то вполне возможно, что в итоге придется что-то дополнять, что-то переделывать, т.е. нести ничем неоправданные затраты.

Необходимо привлечь сильную управляющую компанию для осуществления проекта. Как правило, у арендатора нет достаточных специальных знаний, чтобы эффективно заниматься управлением проекта застройки.

Надо непременно составить техническое задание проектировщикам, в котором максимально учесть все свои желания и требования. Чем лучше разработано техническое задание, тем больше вероятность получения нужного офиса, и тем меньше ошибок при проектировании и строительстве. Существование технического задания позволит формализовать отношения с проектировщиками.

Обязательно предусмотрите в договорах с управляющей компанией, генеральным проектировщиком, а также генеральным подрядчиком ответственность сторон, соответствующую вашим денежным рискам. В противном случае, если возникнут дополнительные затраты из-за срыва сроков строительных работ, они могут лечь на вас, а не на виновника.

Желательно, чтобы реализация проекта для проектной организации проходила по такой схеме: проектирование до этапа «П» и затем передача рабочей документации генподрядчику. В этом случае вся ответственность за  последующую доработку рабочей документации возлагается на подрядчика. Это сведет к минимуму ваши риски и позволит перевести основные риски на генподрядчика.

С Генеральным Подрядчиком заключайте договор при условии «фиксированной цены» (данный термин определен Гражданским Кодексом РФ). Это увеличит вероятность уложиться в срок и, дополнительно, сделает вашего генподрядчика управляемым.

В проект планировки офиса нельзя допускать внесение изменений после того, как строители приступили к работе. Это вызовет полный комплекс проблем, из-за которых может быть придется отложить переезд на неопределенное время, отрицательно подействовать на бюджет проекта и на качество производимых работ.